Zarządzenie Nr 36/2023 Wójta Gminy Rychtal z dnia 22-05-2023 w sprawie wprowadzenia Systemu zarządzania obiegiem informacji i dokumentów w Urzędzie Gminy Rychtal

Na podstawie art. 31 i 33 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 40 z późn. zm.) w związku z art. 2 ust. 1 pkt 1 oraz art. 16 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 57) oraz § 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

​§ 1. 1. Wprowadzam w Urzędzie Gminy Rychtal system zarządzania obiegiem informacji i dokumentów jako system wspomagający wykonywanie czynności kancelaryjnych, zwany w dalszej części Zarządzenia Systemem. 2. System obiegu dokumentów dotyczy korespondencji przychodzącej, wychodzącej, wewnętrznej.
3. System działa równolegle do obiegu dokumentacji prowadzonego w systemie tradycyjnym, który jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, wykonywania czynności kancelaryjnych oraz gromadzenia i tworzenia dokumentów w Urzędzie Gminy Rychtal.
​§ 2. 1. System jest obowiązkowy do stosowania przez wszystkich pracowników Urzędu zgodnie z nadanymi uprawnieniami, za wyjątkiem spraw opisanych w ust. 2 2. System nie ma zastosowania do spraw dotyczących:
a) stosunku pracy,

b) Urzędu Stanu Cywilnego,

c) informacji niejawnych.

3. Rejestracji w systemie nie podlegają:
a) publikacje (gazety, czasopisma, książki, ogłoszenia itp.),

b) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,

c) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze,

d) oferty szkoleniowe,

e) korespondencja zastrzeżona w wewnętrznych uregulowaniach, jako korespondencja, której nie otwiera się bezpośrednio w BP, a przekazuje bezpośrednio do adresata,

f) inne, niemające cech dokumentu.

4. System służy do:
a) rejestracji, ewidencji i obiegu korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej niezależnie od formy wniosku, w jakiej został złożony (elektroniczna, papierowa),

b) zakładania, prowadzenia spraw i śledzenia stanu załatwienia sprawy,

c) prowadzenia rejestrów, których obowiązek prowadzenia wynika z odrębnych przepisów.

​§ 3. 1. Do zadań wszystkich pracowników Urzędu Gminy Rychtal obsługujących poszczególne elementy systemu należy: a) logowanie się minimum raz dziennie do Systemu i sprawdzanie stanu korespondencji przychodzącej,

b) w przypadku wystąpienia usterek zgłaszanie ich do administratora Systemu.

2. Do zadań:
1) Pracowników Biura Podawczego należy:
a) elektroniczne rejestrowanie korespondencji,

b) skanowanie dokumentów,

c) wydawanie na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenia jej otrzymania,

d) wprowadzanie korespondencji oraz zapisywanie jej w systemie,

e) rejestrowanie korespondencji złożonej drogą papierową,

f) weryfikowanie podpisu elektronicznego dokumentów podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

2) Sekretarza Gminy należy:
a) kontrola rejestru spraw przeterminowanych,

b) kontrola wielopoziomowa korespondencji,

3) Kierowników Referatów Urzędu Gminy Rychtal należy:
a) przyjmowanie korespondencji przesłanej przez Biuro Podawcze lub dekretowanej do kierowników, analizowanie jej i dekretowanie poszczególnym pracownikom,

b) kontrola rejestrów,

c) sprawowanie nadzoru nad dotrzymaniem terminów załatwianych spraw,

d) śledzenie na bieżąco drogi dokumentów przy pomocy historii sprawy.

​§ 4. 1. Wprowadzam obowiązek skanowania korespondencji przychodzącej w Biurze Podawczym (co najmniej wniosku) i załączania przez pracowników przygotowanych pism do sprawy. 2. Ustalam listę rodzajów przesyłek, których z powodu ich objętości, treści, formy lub wielkości nie skanuje się:
1) przesyłki, których objętość, forma lub postać uniemożliwia zeskanowanie, np.: trwale zszyte akta, opracowania, dokumentacje itp.,
2) przesyłki o rozmiarze strony powyżej formatu A4.
​§ 5. Na administratora elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy Rychtal wyznaczam pana Roberta Adamka – Kierownika Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich oraz administratora sieciowego pana Piotra Szczurka – Informatyka.
​§ 6. Do zadań administratora należy koordynacja:
1) należytego zabezpieczenia dostępu do serwera poprzez sieć,
2) kontroli stanu technicznego serwera i jego konserwacja w zakresie dopuszczanym warunkami gwarancji dostarczonej wraz ze sprzętem,
3) wykonywania regularnych kopii bezpieczeństwa danych przechowywanych w bazie danych jak również danych konfiguracyjnych serwera,
4) właściwego przechowywania ww. kopii w celu ich jak najdłuższej przydatnościw przypadku awarii,

5) odtwarzania bazy danych Systemu w razie awarii,
6) utrzymywania kontaktu z serwisem dostawcy Systemu oraz działań serwisu i użytkowników w wypadku awarii, oraz
7) zgłaszanie producentowi systemu propozycji zmian w celu zwiększenia funkcjonalności Systemu,
8) nadawanie oraz odbieranie uprawnień użytkownikom Systemu,
9) przyjmowanie od pracowników zgłoszeń usterek oraz przekazywanie ich producentowi Systemu.
​§ 7. Wykonanie zarządzenia powierzam Kierownikom Referatów Urzędu Gminy Rychtal.
​§ 8. Nadzór nad wykonaniem niniejszego zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.

​§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Wójt Gminy

Adam Staszczyk

 

  Zarządzenie Nr 362023 Wójta Gminy Rychtal z dnia 22-05-2023 w sprawie wprowadzenia Systemu zarządzania obiegiem informacji i (PDF | 159,86KB)